さまざまな人が働く企業・組織において業務を円滑に遂行していくために、社内コミュニケーションは欠かせない要素です。

しかし、思うようにコミュニケーションがとれず悩む社員や、組織としてどういった対策を講じれば良いか分からず悩んでいる経営者や人事担当者も多いでしょう。

そこで本記事では、社内コミュニケーションを活性化するためのコツや成功事例などを中心に解説します。

社内コミュニケーションの重要性とは

社内コミュニケーションの活性化を目指す企業は少なくありません。なぜ多くの企業で社内コミュニケーションは重要視されているのでしょうか。考えられる理由を紹介します。

多様化する働き方に対応するため

近年、多くの企業ではテレワークが導入されるようになり、オフィス以外のさまざまな場所で働く光景は当たり前となりました。

しかし、従来は同じオフィスのなかで気軽に声をかけることができましたが、テレワークとなるとメールやチャット、電話をかけたりするのも面倒に感じ、自然とコミュニケーションが減ってしまいがちです。

その結果、連携不足によって重大なミスにつながることもあるでしょう。社内コミュニケーションを活性化することで、多様な働き方のなかでも連携を強化しミスの削減にもつながっていきます。

多様な価値観をもった社員同士が快適に働くため

従来の日本社会は終身雇用や年功序列型の人事制度が主流でしたが、現在は雇用の流動化が進み転職は珍しいものではなくなりました。

その結果、さまざまな業種、職種を経験した多様なキャリアをもつ人材が同じ会社に集まることもあります。

社員によって仕事に対する考え方や価値観が異なるため、ときには軋轢を生み出すこともあるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化し、社員同士がお互いを知ることで円満な人間関係を構築でき、快適な労働環境につながっていきます。

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社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションを活性化しようと考えても、さまざまな課題があり、思うように進んでいかないケースもあります。

具体的にどのようなことが問題となり得るのか、典型的な例を紹介しましょう。

コミュニケーション環境の整備

働き方が多様化するなかで社内コミュニケーションを活性化するためには、対面以外で気軽に会話ができる環境を整備しなくてはなりません。

従来のようにメールや電話でも最低限のコミュニケーションはとれますが、「忙しいのではないか」、「仕事の邪魔になるのではないか」と考え、躊躇してしまうこともあります。

そのため、メールよりも気軽にやり取りできるビジネスチャットや、顔がよく見えるWeb会議システムなどの整備が求められます。

しかし、必要な機材やツールを新たに揃えなければならず、コスト面の負担が増大します。

細かなニュアンスの相違

ビジネスチャットやWeb会議システムなどを導入しても、対面によるコミュニケーションに比べると細かな表情や仕草までは確認しづらいものです。

その結果、本来の意味とは違ったニュアンスで伝わってしまったり、相手が誤解したまま話が進んでいったりすることもあります。

世代間における価値観のギャップ

企業や組織ではさまざまな世代の人が働いており、それぞれの世代によって価値観や考え方にギャップが生じることもあります。

たとえば、管理職や経営層を担うことが多い40代以上の世代は、長年にわたってオフィスへ出社して働く習慣が根付いており、オンラインでのコミュニケーションにうまく対応できないと感じる人も少なくありません。

一方、20代や30代といった比較的若い世代は、社会人になる前から身近にインターネットを活用してきた世代でもあり、オンラインでのコミュニケーションを受け入れやすい人も多いです。

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社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションを活性化することで、企業にとってはどのようなメリットがあるのでしょうか。

情報共有の不足や連携不足を解消できる

社内コミュニケーションが活性化すると、働く場所が変わっても気軽に連絡を取り合い、些細なことも相談できる体制が整います。

また、電話や対面でのコミュニケーションでは口頭で伝えた内容が残らず、忘れてしまうこともありますが、チャットなどを活用することでテキストデータとして残り、連携不足を解消できるでしょう。

社員のモチベーションを向上できる

仕事の悩みや職場の人間関係などを気軽に相談できる先輩や上司、同僚などがいれば、有効なアドバイスを受けられることも多いものです。

社員コミュニケーションを活性化することで、些細なことでも相談できる社員同士の関係性が構築でき、前向きに仕事に取り組めるようになるでしょう。

部署間での連携が強化できる

組織の規模が大きくなればなるほど、どの部署がどういった業務を行っているのか分からなくなることも少なくありません。

社内コミュニケーションを活性化できれば、部署にかかわらずさまざまな社員との交流が生まれるため、仕事で困ったときに他部署に助けを求めたり気軽に相談したりと、横の連携が強化されます。

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社内で円滑にコミュニケーションをとるコツ

さまざまな人とコミュニケーションをとりたいと考えているものの、どう接したら良いか分からず戸惑う人も少なくありません。

社内におけるさまざまなシチュエーションに応じて、円滑なコミュニケーションをとるためのコツを紹介します。

会議でのコミュニケーションのコツ

会議において重要なのは、参加者に分かりやすく説明し内容を理解してもらうことです。

そのためにもプレゼンや資料の説明においては、できるだけ結論から先に述べ、簡潔に話をまとめることが大切です。

また、会議では質問が上がらず本当に理解しているのか不安になることもあるでしょう。

参加者にしてみれば、最初の質問で挙手をするのは緊張するため、「◯◯さんは、ここまでの説明で分からないところはありませんか？」など、何人かに指名をしてみるのも有効です。

上司と部下のコミュニケーションのコツ

パワーハラスメントなどを恐れ、部下と思うようにコミュニケーションがとれていないと悩む上司も少なくありません。

円滑なコミュニケーションを実現するうえでは、部下をむやみに否定するのではなく、まずは良い部分を探し褒めることを意識しましょう。

そうすることで、部下にしてみれば自分は認められていると感じ、信頼関係を構築しやすくなります。

そのうえで、改善すべきところがあれば「◯◯を◯◯のように改善すればさらに良くなる」と優しい声のかけ方を意識しながらアドバイスをすることで、適切なマネジメントが実現できます。

部署間におけるコミュニケーションのコツ

部署やチームが異なると目に見えない壁のようなものを感じ、話しかけづらいと感じるものです。

しかし、このように感じているのは他部署の社員も同様であり、話しかけられるのを待っていてもなかなかコミュニケーションは生まれません。

そのため、自分から積極的に話しかけていくことが大切です。たとえば社内イベントや交流会など、他部署の社員と交流できる場に参加してみると良いでしょう。

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社内コミュニケーションの活性化で成功した事例

上記で紹介した内容は、コミュニケーションを円滑にするために社員一人ひとりができることです。しかし、社内全体のコミュニケーションを活性化するためには、組織としての取り組みも重要です。

具体的にどういった成功事例があるのか、代表的なものをいくつかご紹介しましょう。

全社員が利用できる交流の場を設置

周りの社員が真剣に仕事をしている執務スペースで、雑談のような会話は抵抗を抱くものです。

また、執務スペースにこもった状態だと他部署の人と交流が生まれにくく、社内コミュニケーションの活性化にもつながりません。

そこで、休憩スペースやカフェ、バーなど、部署にかかわらず全社員が気軽に利用できる交流の場を設ける企業も多いです。

社内イベントの実施

社内コミュニケーションの活性化を目的として、社内イベントを実施する企業もあります。

イベントの種類はさまざまで、たとえばスポーツ大会やバーベキュー、社員旅行、飲み会、ランチ会などが代表的です。

このようなイベントでは、上司や同僚、部下の普段の仕事では見せないような意外な一面を見られるほか、普段交流がない他部署の人と自然と会話が生まれるきっかけにもなります。

ただし、これらのイベントを休日や業務終了後などに行う場合には、強制参加とはせずあくまでも任意参加とすることが前提となります。

経営層からの動画メッセージ配信

企業や組織の規模によっては、経営層とコミュニケーションをとれる機会が少なく、どのような方針・考え方で経営をしているのか社員に伝わりづらいこともあります。

社員一人ひとりとコミュニケーションができる規模の組織であれば対面での会話も有効ですが、それが難しい場合には動画メッセージなどで経営層の考え方や方針を伝える方法もあります。

まとめ

働き方の多様化やさまざまなバックグラウンドをもった人材が増えていることから、円滑に仕事を進めるためにも社内コミュニケーションの活性化は欠かせないものです。

社員同士が密に連携し情報共有の漏れをなくすことも大きな目的としてありますが、仕事の悩みを気軽に相談できる関係性をつくり、社員のモチベーションを向上させる意味でも社内コミュニケーションは重要です。

社員一人ひとりが実践できるコミュニケーションのコツを紹介しましたが、それ以外にも企業や組織として実践できることは数多くあります。

社内コミュニケーションの活性化を実現するためにも、まずはできることから実践していきましょう。